Μεταφορά εταιρικού email: τι να προετοιμάσετε πριν αλλάξει ο πάροχος

Καταγράψτε περισσότερα από τις διευθύνσεις

Ξεκινήστε με μια λίστα των πραγματικών χρηστών και των εταιρικών διευθύνσεων. Ξεχωρίστε τα ανεξάρτητα γραμματοκιβώτια από τα aliases, τις προωθήσεις, τις κοινόχρηστες διευθύνσεις και τις λίστες διανομής. Σημειώστε τον χρησιμοποιούμενο χώρο και ποιος έχει πρόσβαση σε κάθε mailbox.

Προσθέστε τις εφαρμογές που στέλνουν email για λογαριασμό της επιχείρησης: φόρμες ιστοσελίδων, εμπορικό πρόγραμμα, σαρωτές και συστήματα κρατήσεων. Μπορεί να χρειάζονται διαφορετικές ρυθμίσεις από το Outlook ή το κινητό ενός εργαζομένου. Η αλλαγή μόνο των προσωπικών συσκευών αφήνει αυτή την αλληλογραφία χωρίς έλεγχο.

Συμφωνήστε ποια δεδομένα μεταφέρονται

Ο συγχρονισμός μέσω IMAP αφορά κυρίως μηνύματα και φακέλους αλληλογραφίας. Επαφές, ημερολόγια, κανόνες στην πλευρά του server και τοπικά αρχεία προγράμματος email μπορεί να απαιτούν ξεχωριστή διαδικασία. Ελέγξτε επίσης αν υπάρχουν μηνύματα αποθηκευμένα μόνο σε έναν υπολογιστή.

Διαλέξτε ένα αντιπροσωπευτικό mailbox για αρχική δοκιμή και καταγράψτε τι πρέπει να εμφανίζεται στον προορισμό. Ο αριθμός μηνυμάτων είναι ένας χρήσιμος έλεγχος, αλλά χρειάζονται και δειγματοληπτικοί έλεγχοι φακέλων, συνημμένων και ημερομηνιών. Διαφορετικά συστήματα μπορεί να παρουσιάζουν διαφορετικά ορισμένους ειδικούς φακέλους.

Προετοιμάστε το χρονικό παράθυρο

Δημιουργήστε τους λογαριασμούς και ελέγξτε την πρόσβαση στον νέο πάροχο πριν από την αλλαγή της δρομολόγησης. Όπου υποστηρίζεται, μια αρχική αντιγραφή μειώνει τον όγκο που απομένει για την τελική φάση. Συμφωνήστε πότε θα γίνουν η αλλαγή DNS και ο τελευταίος συγχρονισμός.

Η μείωση του TTL πρέπει να προγραμματίζεται αρκετά νωρίς ώστε να λήξουν οι ήδη αποθηκευμένες εγγραφές. Οι ανανεώσεις των DNS caches δεν γίνονται όλες ταυτόχρονα. Για αυτό η μετάβαση χρειάζεται έλεγχο και στις δύο πλευρές, καθώς και σαφή συμφωνία για το ποιος προορισμός θεωρείται πλέον ο ενεργός.

Ελέγξτε αποστολή και παραλαβή ξεχωριστά

Μετά τη μεταφορά, δοκιμάστε μια πραγματική διαδρομή εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας προς ελεγχόμενα γραμματοκιβώτια. Ελέγξτε την εμφάνιση στον προορισμό και τα στοιχεία αυθεντικοποίησης του μηνύματος. Η αποδοχή από τον SMTP server δεν αρκεί για να αποδείξει την εμφάνιση στα εισερχόμενα.

• Λειτουργούν χρήστες, aliases και κοινόχρηστες διευθύνσεις;
• Συμφωνούν SPF, DKIM και DMARC με τους πραγματικούς αποστολείς;
• Στέλνουν οι φόρμες του site και οι εταιρικές εφαρμογές;
• Έχουν ελεγχθεί οι υπολογιστές και τα κινητά που χρησιμοποιεί η ομάδα;

Κρατήστε ελεγχόμενη δυνατότητα επιστροφής

Διατηρήστε την παλιά υπηρεσία για το συμφωνημένο διάστημα ελέγχου. Η άμεση διαγραφή της μπορεί να αφαιρέσει την πιο χρήσιμη πηγή σύγκρισης ή ανάκτησης. Καταγράψτε πότε ολοκληρώθηκε ο τελευταίος συγχρονισμός και ποιος αποδέχθηκε το αποτέλεσμα για την επιχείρηση.

Για μια πρόταση μεταφοράς προς FastVPS, αρκούν αρχικά το domain, το πλήθος mailbox, ο περίπου συνολικός χώρος και ο υφιστάμενος πάροχος. Περιγράψτε επίσης τυχόν ημερολόγια ή κοινόχρηστα δεδομένα. Η τελική διαδικασία και το αντικείμενο της μεταφοράς επιβεβαιώνονται πριν από την εκτέλεση.